Das 3-Stufen-System
HIVE bietet ein automatisches Mahnwesen mit konfigurierbaren Stufen:
| Stufe | Bezeichnung | Tage nach Fälligkeit | Standardgebühr |
|---|---|---|---|
| 0 | Zahlungserinnerung | 3 Tage | CHF 0.- |
| 1 | Erste Mahnung | 14 Tage | CHF 0.- |
| 2 | Zweite Mahnung | 30 Tage | CHF 20.- |
| 3 | Letzte Mahnung | 45 Tage | CHF 40.- |
Die Mahngebühren für jede Stufe können Sie individuell anpassen. Die dritte Mahnstufe (Betreibungsandrohung) ist standardmässig deaktiviert und muss in den Einstellungen bewusst aktiviert werden.
Mahngebühren werden immer zusätzlich auf den offenen Rechnungsbetrag aufgeschlagen. Vorhandene Positions- oder Dokumentrabatte der Rechnung bleiben dabei unverändert; die Mahngebühr selbst wird nie rabattiert.
Mahnung erstellen
Im Bereich Mahnungen sehen Sie alle überfälligen Rechnungen. So erstellen Sie eine Mahnung:
- Wählen Sie eine überfällige Rechnung aus
- Klicken Sie auf Mahnung erstellen
- Wählen Sie die passende Mahnstufe
- Erstellen Sie das PDF oder versenden Sie direkt per E-Mail
Beim Erstellen vergibt HIVE automatisch eine eindeutige Mahnungsnummer im Format MA-JAHR-LAUFNUMMER.STUFE, zum Beispiel MA-2026-0015.1. Alle Stufen derselben Rechnung verwenden dieselbe Basisnummer.
Rechtsklick-Aktionen
Bei Rechnungen ohne bestehende Mahnung:
- Mahnung erstellen - Startet den Mahnungsprozess
Bei Rechnungen mit bestehender Mahnung:
- Per E-Mail senden - Versendet die aktuelle Mahnung
- Per WhatsApp senden - Öffnet WhatsApp mit vorbereitetem Text und markiert die PDF im Explorer
- Mahnung anzeigen - Öffnet das Mahnungs-PDF
- Nächste Mahnstufe - Erstellt die nächsthöhere Stufe
Immer verfügbar:
- Zahlung erfassen - Erfasst Eingang und erstellt Buchhaltungseintrag
- Als bezahlt markieren - Schliesst den Vorgang ab