12. Paramètres

La navigation des paramètres du bureau est organisée en sept groupes et 18 domaines :

Les sections de ce chapitre suivent les thèmes (factures, recouvrement, catalogue, comptabilité, WhatsApp, intégrations, etc.) ; chaque section indique le chemin vers son domaine.

Général

Langue

Choisissez entre Deutsch, English et Français. Le changement prend effet après un redémarrage et affecte alors tous les menus, boîtes de dialogue et messages.

Mises à jour automatiques

Lorsque cette option est activée, l'application vérifie les nouvelles versions au démarrage. Vous serez averti lorsqu'une mise à jour est disponible et pourrez décider de l'installer ou non.

Statistiques d'utilisation

Vous pouvez envoyer des statistiques d'utilisation anonymes à INAT Solutions pour améliorer le logiciel. Aucune donnée personnelle, donnée client ou contenu de facture n'est transmis. Le bouton bascule se trouve dans la section Mises à jour.

Apparence

Basculez entre le design clair et sombre via l'icône soleil/lune dans la barre de titre (en haut à droite). Le design sombre est plus agréable pour les yeux lors d'un travail prolongé et est idéal pour les environnements de travail peu éclairés. Le thème change instantanément sans redémarrage.

Aide et introduction

Ici, vous pouvez redémarrer l'assistant de configuration, afficher les nouveautés de la version actuelle, ouvrir le glossaire d'aide ou afficher l'aperçu des raccourcis clavier. Vous pouvez aussi ouvrir le glossaire de manière contextuelle avec F1 ; l'aperçu des raccourcis est également disponible via Ctrl+/.

En relançant l'assistant de configuration, vous pouvez aussi changer le profil de démarrage. Le profil met à jour immédiatement les modules additionnels visibles et l'interface simplifiée.

Tant que le démarrage focalisé n'est pas terminé, la carte Premières étapes reste visible sur le tableau de bord. La quatrième étape ouvre directement la boîte de dialogue de sauvegarde depuis cette carte ou via le raccourci Ctrl+B.

Entreprise

Données de base

Toutes les informations qui apparaissent sur vos documents commerciaux :

Pied de page de vos documents

Le pied de page de tous les PDF de documents (facture, devis, confirmation de commande, avoir et rappel) est toujours généré automatiquement à partir de ces données d'entreprise. Il se gère exclusivement ici. Les lignes suivantes sont imprimées, dans cet ordre, pour autant qu'elles soient renseignées :

1. Nom de l'entreprise
2. Slogan / mention
3. Rue
4. Code postal et ville
5. Téléphone, e-mail et site web
6. Banque et numéro de compte

Les champs laissés vides sont ignorés : aucune ligne vide n'apparaît. Les champs slogan, banque et numéro de compte existent aussi bien dans l'application de bureau que dans l'application Web HIVE et contiennent les mêmes valeurs. Bureau et Web affichent les données de l'entreprise dans une carte avec les sections Entreprise et adresse, Contact et Coordonnées bancaires ; le slogan se trouve sous Entreprise et adresse, les deux champs bancaires sous Coordonnées bancaires.

Taxe sur la valeur ajoutée

Configurez vos paramètres TVA :

• Case à cocher pour activer l'assujettissement à la TVA
• Définir le taux standard (Suisse : 8.1%)
• Définir le taux réduit (Suisse : 2.6%)
• Activer le taux spécial si nécessaire (par ex., 3.8% pour l'hébergement)

Les taux sont proposés en sélection pour les factures et dans le catalogue.

Modules

Activez ou désactivez des domaines fonctionnels optionnels :

• Module Mandats pour les mandats, projets et rapports
• Module Véhicules pour la gestion des véhicules
• Module Stock de pneus pour le stockage/déstockage et la planification saisonnière
• Module Suivi du temps pour l'enregistrement du temps de travail et la facturation des heures

Après activation, les nouvelles zones apparaissent dans la navigation. Vous trouverez les standards d'entreprise pour le suivi du temps (droit aux vacances, temps plein) dans le domaine dédié Paramètres → Suivi du temps (voir plus bas).

Factures

Données de la facture QR

Pour des factures QR suisses correctes, vous avez besoin de :

Sans QR-IBAN enregistré, HIVE ne génère aucun PDF de document. Détails au chapitre 5, sous Facture QR suisse.

Concepteur de documents

Ouvrez Paramètres → Factures & Rappels → Mises en page → Ouvrir le concepteur de documents. Il y a un seul design pour tous les documents : factures, devis et rappels utilisent le même style, le même logo et les mêmes couleurs. Le concepteur s'ouvre comme un studio spacieux : la barre d'icônes à gauche permet de basculer entre les quatre zones Design, Couleurs & police, Textes et Logo ; le grand aperçu en direct à droite offre le zoom et Ajuster. Dans la barre d'en-tête, basculez l'aperçu entre Facture, Devis et Rappel pour vérifier le design sur chaque type de document.

Design

• Choisissez parmi 21 modèles de style : Nova, Helvetic, Facet, Quartz, Atelier, Split, Minimal 2.0, Aurora, Bold, Wave, Terra, Bento, Ribbon, Duotone, Blob, Arch, Mesh, Poster, Ticket, Depth et Slate
• Chaque modèle apparaît sous forme de véritable mini-rendu d'une facture d'exemple ; vous voyez immédiatement l'effet du design
• Utilisez le champ de recherche et les puces de catégories (Tous, Classique, Coloré, Organique, Typographique) pour filtrer le catalogue

Couleurs & police

• Sélecteur de couleur complet pour la couleur d'accent : surface de couleur et curseur de teinte, saisie hexadécimale directe, plus un dialogue pour les couleurs personnalisées (y compris une pipette d'écran)
• Couleurs en choix rapides et récemment utilisées pour les couleurs d'entreprise récurrentes ; Standard (du style) revient à la couleur d'accent choisie pour le design sélectionné
• Un indicateur de lisibilité avertit en cas de couleurs trop claires, et le schéma « Effet sur le document » montre en direct quels éléments (bandes, total héro, lignes de tableau et de somme) adoptent la couleur d'accent ; les tons de texte et de papier restent fixes
• Sélectionnez la police via le menu déroulant « Police » ; chaque entrée est rendue dans sa propre typographie afin de comparer directement les variantes Helvetica, Times et Courier

Les dix modèles les plus récents enrichissent le catalogue avec des styles de documents nettement différenciés :

Textes

• Enregistrez le texte d'en-tête (valable pour tous les documents)
• Pied de page : affichage seul, non modifiable. Il est toujours généré à partir des données de l'entreprise ; la note sous le champ renvoie à Paramètres → Données de l'entreprise. Si vous y avez saisi un texte par le passé : ce texte n'est jamais apparu dans un export PDF.
• Introduction par type de document : utilisez le sélecteur dans le champ d'introduction pour gérer des textes d'introduction distincts pour les factures et les devis ; les rappels utilisent automatiquement le texte des paramètres de relance
• Ajustez les textes supplémentaires et la microcopie de la facture

Logo

• Grille d'ancrage (3×3) : Un seul clic place le logo à l'une des neuf positions standard (haut-gauche, haut-centre, haut-droite, milieu-gauche, …, bas-droite). Le logo se cale sur le coin choisi avec une animation fluide.
• Glisser-déposer dans l'aperçu : Cliquez sur le logo directement dans l'aperçu, faites-le glisser à l'endroit souhaité et relâchez. Pendant le glissement, un contour fantôme discret apparaît comme repère.
• Avancé (repliable) : Sous « Avancé », vous trouverez des curseurs et des champs de saisie pour un ajustement au millimètre près de l'offset X/Y et de la taille du logo, idéal pour la navigation clavier et les valeurs exactes.

Enregistrer et annuler

• Enregistrer confirme la modification par une coche brève directement sur le bouton (plus de fenêtre contextuelle).
• Annuler les modifications restaure le dernier état enregistré, après une demande de confirmation pour éviter toute perte accidentelle.

Les devis utilisent le même design de document que les factures ; il n'y a pas d'éditeur de devis séparé. Dans le Concepteur de documents (voir plus haut sous Factures), vous gérez le texte d'introduction spécifique aux devis via le sélecteur de la zone Textes et vérifiez le résultat avec l'aperçu Devis. Il n'existe pas de domaine dédié aux devis dans les paramètres.

Recouvrement

Configurer les frais

Vous trouvez les frais de rappel sous Paramètres → Factures & Rappels → Frais de rappel.

Ajustez les frais de rappel pour chaque niveau selon vos besoins :

Le troisième niveau de rappel (menace de poursuite) est désactivé par défaut ; vous l'activez volontairement si vous souhaitez l'utiliser. De plus, vous pouvez formuler individuellement les textes de rappel pour chaque niveau.

Ces frais sont ajoutés au montant ouvert de la facture lors de la création d'un rappel et ne sont pas inclus dans les remises existantes par ligne ou sur le document.

Catalogue

Gestion

Sous Paramètres → Catalogue & Comptabilité → Gestion du catalogue, vous gérez la structure de votre catalogue de services :

• Créer, renommer et supprimer des catégories
• Définir le taux de TVA par défaut pour les nouvelles entrées
• Importer/exporter les données du catalogue (CSV)

Comptabilité

Gérer les catégories

Sous Paramètres → Catalogue & Comptabilité → Catégories & Export, vous organisez votre comptabilité avec vos propres catégories :

Catégories de recettes : Ventes de produits, Services, Commissions, Autres recettes

Catégories de dépenses : Matériaux, Frais de personnel, Loyer, Assurances, Frais de véhicule, Fournitures de bureau, Marketing, Frais bancaires, Autres dépenses

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des catégories (tant qu'aucune écriture n'est assignée).

Exporter les justificatifs

Exportez tous les justificatifs d'une période sélectionnée en archive ZIP. Idéal pour votre comptable ou votre déclaration fiscale.

Suivi du temps

Tant que le module Suivi du temps est actif, les paramètres affichent un domaine dédié Suivi du temps. Vous y définissez deux standards d'entreprise :

• Droit aux vacances par an (standard) : S'applique à tous les employés sans droit aux vacances individuel (préréglage : 25 jours)
• Temps plein (100 %) : Définit combien d'heures hebdomadaires correspondent à un taux d'occupation de 100 % (préréglage : 42 h, réglable de 1 à 80 h). Cette valeur sert de base à la conversion du taux d'occupation dans le dialogue employé

Application web : Dans l'application web HIVE, vous trouvez ces standards dans une section dédiée Suivi du temps de la catégorie Entreprise, également visible uniquement tant que le module est actif.

Stock de pneus

Tant que le module Stock de pneus est actif, les paramètres affichent un domaine dédié Stock de pneus. Vous y modifiez les Conditions de stockage imprimées sur le certificat de stockage du client. Insérer le texte par défaut rétablit le texte proposé ; rien n'est enregistré avant un clic sur Enregistrer. Si le texte reste inchangé, HIVE imprime le texte standard dans la langue de l'impression.

Application web : Dans l'application web HIVE, vous trouvez les conditions de stockage dans une section dédiée Stock de pneus de la catégorie Entreprise, également visible uniquement tant que le module est actif.

E-mail & calendrier

Le domaine E-mail & calendrier (groupe Communication ; il contient aussi les modèles d'e-mail et les modèles de messages WhatsApp) est construit à l'identique sur bureau et Web : une carte avec le bloc E-mail (puce de statut, texte court, boutons) et, en dessous, le bloc Calendrier. Une connexion Microsoft couvre l'e-mail et le calendrier ; sinon, l'envoi d'e-mails passe par SMTP.

• E-mail : Configurer l'e-mail ouvre l'assistant de configuration dans une boîte de dialogue. Une fois l'envoi configuré, Envoyer un e-mail de test, Reconfigurer et Déconnecter sont disponibles.
• Calendrier : Connecter le calendrier Outlook relie votre compte Microsoft ; les rendez-vous sont synchronisés de manière bidirectionnelle. Déconnecter le calendrier supprime le lien.

Envoi d'e-mails (SMTP)

Pour l'envoi direct d'e-mails sans Outlook, configurez :

Application web : si vous modifiez le serveur de messagerie, le port ou le nom d'utilisateur, vous devez saisir à nouveau le mot de passe. La connexion au serveur de messagerie sans chiffrement (ni SSL/TLS ni STARTTLS) n'est plus possible.

HIVE vérifie à chaque envoi le certificat de sécurité de votre serveur de messagerie. Si HIVE signale que le certificat est invalide, adressez-vous à votre fournisseur de messagerie.

Modèles d'e-mails

Créez des modèles réutilisables pour :

• Envoi de factures
• Envoi de devis
• Rappels de chaque niveau

Espaces réservés disponibles : {client}, {titre}, {no_facture}, {montant}, {date_echeance}

Données & Sauvegarde

Base de données

Sous Paramètres → Base de données & Sauvegarde (bloc Base de données & Import), choisissez entre deux modes :

• Local : Toutes les données sont stockées chiffrées sur cet ordinateur, pas d'internet nécessaire
• Distant (HIVE Cloud) : Vous vous connectez avec votre compte HIVE (espace de travail, e-mail, mot de passe, code 2FA le cas échéant). Vos données sont stockées sur le serveur sécurisé HIVE ; accès depuis plusieurs appareils et en plus via l'application web HIVE dans le navigateur

Le changement s'effectue via Gérer la connexion. En mode distant, l'application de bureau et l'application web travaillent sur les mêmes données.

Reprise des données (local ↔ espace de travail cloud)

Via Paramètres → Base de données & Sauvegarde → Base de données & Import → Synchroniser, vous transférez l'ensemble de vos données entre la base locale et votre espace de travail cloud, y compris tous les justificatifs et documents :

• Upload (local → espace de travail cloud) : p.ex. lors du passage du mode local au mode distant. Vos données sont ensuite disponibles en mode distant et dans l'application web HIVE.
• Download (espace de travail cloud → local) : p.ex. lors du retour au mode local ou pour créer une copie de travail locale.

L'assistant fonctionne en deux étapes :

1. Aperçu : Vous voyez à l'avance quelles tables et combien de justificatifs seront transférés. Lors d'un upload, le serveur vérifie en plus si l'espace de stockage de votre plan et les sièges utilisateurs suffisent ; ce n'est qu'ensuite que quelque chose est modifié.
2. Reprise : Après votre confirmation explicite, la cible est entièrement remplacée par les données transférées. Une sauvegarde est créée automatiquement au préalable.

Important : La reprise est un remplacement complet, pas une fusion. Vérifiez l'aperçu avant de confirmer. Les comptes utilisateurs de votre espace de travail restent intacts lors d'un upload.

Justificatifs : Les justificatifs comptent dans l'espace de stockage de votre plan (p.ex. 512 Mo en Starter, 2 Go en Plus, 5 Go en Pro). Si l'espace ne suffit pas, l'aperçu affiche un message correspondant. Les valeurs binaires intégrées comme le logo de l'entreprise doivent être téléversées à nouveau une fois dans l'espace de travail après l'upload.

Chiffrement de la base de données

HIVE chiffre automatiquement votre base de données SQLite locale avec AES-256-GCM. La clé de chiffrement est protégée par Windows DPAPI et liée à votre compte utilisateur Windows. Cela signifie :

• Vos données sont chiffrées sur le disque
• Seul votre compte Windows peut déchiffrer les données
• Lors d'un changement d'appareil, vous avez besoin d'une sauvegarde et du fichier de clé exporté (voir Sauvegarde de la clé)

Le chiffrement s'effectue de manière transparente en arrière-plan et ne nécessite aucune configuration manuelle.

Sauvegarde des données

Protégez vos données :

• Créer une sauvegarde manuelle en appuyant sur un bouton (Ctrl+B)
• Une sauvegarde initiale est créée automatiquement lors du premier login
• Sauvegarde automatique tous les 7 jours (activable)
• Définir l'emplacement de sauvegarde (dossier local ou lecteur réseau)
• Restaurer une sauvegarde depuis un fichier
• Configurer un rappel automatique (hebdomadaire recommandé)

Sauvegarde cloud (mode distant) : En mode distant, une sauvegarde protège vos données cloud : HIVE télécharge l'ensemble des données de votre espace de travail (justificatifs inclus) de manière chiffrée et l'enregistre comme fichier de sauvegarde. La restauration renvoie une sauvegarde cloud vers le serveur et y remplace, après un aperçu et une double confirmation, TOUTES les données (rôle administrateur requis, limite de téléversement de 1 Go). Une sauvegarde cloud appartient toujours à un seul espace de travail et ne peut pas être restaurée dans un autre.

Mot de passe pour la sauvegarde cloud et l'export complet : Pour la sauvegarde cloud et l'export complet, HIVE demande votre mot de passe de compte pour des raisons de sécurité, et en plus le code si l'authentification à deux facteurs est activée. Lorsque l'application de bureau est connectée au serveur, HIVE ne crée plus la sauvegarde cloud discrètement en arrière-plan. Si une sauvegarde cloud est due, un message destiné aux administrateurs apparaît au démarrage du programme, et la sauvegarde démarre après la saisie du mot de passe. Elle est due tant qu'aucune sauvegarde cloud n'existe, puis tous les 7 jours lorsque la sauvegarde automatique est activée. Si vous choisissez « Plus tard » dans le message, il réapparaît sur cet appareil au plus tôt dans 7 jours. Tant qu'une sauvegarde cloud est en cours, HIVE ne peut pas être fermé ; vous recevrez un message dès qu'elle est terminée. Les anciennes versions de l'application de bureau doivent être mises à jour pour la sauvegarde cloud.

Sauvegarde de la clé : Les sauvegardes sont chiffrées avec une clé liée à l'appareil. Dans la boîte de dialogue de sauvegarde, utilisez Sauvegarde de la clé pour exporter un fichier de clé de récupération protégé par phrase secrète (.inatkey) : c'est le seul moyen de lire vos sauvegardes sur un nouvel appareil après une perte du PC ou une réinstallation. Conservez le fichier et la phrase secrète séparément et en lieu sûr.

Import de données

Transférez des données depuis d'autres systèmes :

• Importer des clients depuis un fichier CSV
• Importer des entrées de catalogue
• Transférer des données comptables

Un assistant vous guide dans le mappage des colonnes.

Réinitialiser les données

Si nécessaire, vous pouvez vider sélectivement des zones :

• Supprimer toutes les factures
• Supprimer tous les devis
• Réinitialiser la comptabilité
• Réinitialiser toutes les données

Chaque action nécessite une double confirmation pour protéger contre la perte accidentelle de données.

Journal des modifications

Sous Paramètres → Journal des modifications, vous trouverez un journal complet de toutes les modifications de données dans l’application. Cela sert aux exigences de conformité et de traçabilité complète.

Options de filtre disponibles :

Le tableau affiche par entrée : horodatage, utilisateur, type, ID, action et une description de la modification. 100 entrées sont affichées par page ; utilisez les boutons de navigation pour feuilleter.

Export et archivage :

• Export CSV : Exporte la vue filtrée sous forme de fichier CSV.
• Archiver… : Sélectionne une période, crée un fichier ZIP avec CSV et somme de contrôle, vérifie l’export puis supprime exactement ces entrées exportées de la base de données.
• Stockage local : En utilisation SQLite locale, l’espace est libéré après la suppression réussie. En mode web/remote, l’archivage utilise un instantané côté serveur afin que seules les entrées exportées soient supprimées.

Utilisateur

Gestion des utilisateurs

Gérez l'accès à l'application :

• Créer de nouveaux utilisateurs avec leur propre mot de passe
• Modifier les mots de passe existants
• Désactiver ou supprimer des comptes utilisateurs

Rôles en mode local

La restriction en lecture seule s'applique dans l'application de bureau. En mode distant, le serveur HIVE applique également les autorisations de rôle côté serveur.

Désactiver / Activer un utilisateur

Pour révoquer temporairement l'accès d'un utilisateur sans supprimer le compte :

1. Accédez à Paramètres → Gestion des utilisateurs
2. Faites un clic droit sur l'utilisateur souhaité
3. Sélectionnez « Désactiver » dans le menu contextuel

L'utilisateur ne peut plus se connecter après la désactivation. Le compte et toutes les données associées sont entièrement conservés. Pour rétablir l'accès, répétez la procédure et sélectionnez « Activer ».

Remarque : Vous ne pouvez pas désactiver votre propre compte. Les utilisateurs désactivés ne reçoivent aucun message d'erreur spécifique lors de la tentative de connexion ; il s'agit d'une mesure de sécurité contre l'énumération des comptes.

Réinitialisation du mot de passe

Si un utilisateur a oublié son mot de passe, le lien « Mot de passe oublié ? » est disponible dans la boîte de dialogue de connexion. Le processus se déroule en trois étapes :

1. Saisir le nom d’utilisateur : Entrez le nom d’utilisateur du compte.
2. Confirmer le code : Un code numérique à 6 chiffres est envoyé à l’adresse e-mail enregistrée de l’utilisateur. Le code est valable 15 minutes. Après 5 tentatives échouées, le processus est bloqué pendant 15 minutes.
3. Définir un nouveau mot de passe : Entrez un nouveau mot de passe d’au moins 8 caractères et confirmez-le.

Prérequis : L’utilisateur doit avoir une adresse e-mail valide enregistrée dans son profil. Le code de réinitialisation est envoyé via le service HIVE central ; aucune configuration SMTP locale ni connexion Outlook n’est nécessaire.

Expiration de session : Après 30 minutes sans activité du clavier ou de la souris, HIVE termine la session en cours pour des raisons de sécurité et réaffiche la boîte de dialogue de connexion. Les fenêtres de dialogue ouvertes sont alors fermées.

Inviter des utilisateurs (mode distant)

En mode distant, vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs par e-mail : Paramètres → Gestion des utilisateurs → Inviter un utilisateur. La personne invitée reçoit un lien d'invitation et définit son propre mot de passe à la première ouverture.

Authentification à deux facteurs (2FA, mode distant)

En mode distant, vous pouvez protéger votre compte avec une authentification à deux facteurs (TOTP). La gestion se trouve sous Paramètres → Gestion des utilisateurs → Gérer la 2FA :

1. Installer une application d'authentification : p.ex. Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou Authy (gratuit sur l'App Store / Google Play)
2. Confirmer avec le mot de passe du compte : un code QR apparaît ensuite
3. Scanner le code QR et saisir le code à 6 chiffres affiché, terminé
4. Sauvegarder les codes de récupération : ils ne sont affichés qu'une seule fois. Conservez-les en lieu sûr (p.ex. gestionnaire de mots de passe ou impression)

Après l'activation, HIVE demande à chaque connexion, en plus du mot de passe, un code à 6 chiffres de votre application d'authentification. Si vous n'avez pas accès à l'application, vous pouvez utiliser à la place l'un de vos codes de récupération ; chaque code ne fonctionne qu'une seule fois. La désactivation s'effectue au même endroit et nécessite également le mot de passe et un code.

Remarque : La 2FA s'applique à votre compte web HIVE et protège ainsi aussi bien la connexion dans l'application de bureau (mode distant) que la connexion à l'application web HIVE dans le navigateur.

WhatsApp

Modèles de messages

Sous Paramètres → E-mail & calendrier → Modèles de messages, personnalisez les textes des messages utilisés lors de l'envoi de documents par WhatsApp : un modèle chacun pour les factures, devis, confirmations de commande et rappels.

Intégrations

Webhooks

Les webhooks vous permettent de connecter HIVE à des systèmes externes. Lorsque certains événements se produisent, l'application envoie automatiquement une notification HTTP à votre serveur.

Configurer les webhooks :

1. Allez dans Paramètres → Webhooks
2. Dans la section Webhooks :

• Webhooks actifs : Activez la fonction
• URL du webhook : Saisissez l'URL de réception (par ex. \https://mon-serveur.com/webhooks\)
• Événements : Sélectionnez les événements qui doivent déclencher des webhooks
• Secret (optionnel) : Pour la signature HMAC-SHA256 pour l'authentification

Événements disponibles :

Test du webhook : Le bouton « Envoyer un test » vous permet de vérifier que votre serveur reçoit correctement la requête.

Les webhooks sont envoyés en arrière-plan et ne bloquent jamais l'interface utilisateur.

Connecter un assistant IA

Dans l'application web HIVE, chaque utilisateur peut connecter son propre assistant IA, par exemple Claude, à son compte HIVE. L'assistant travaille ensuite dans HIVE sur demande : il recherche des clients et dans le catalogue, crée des devis et des factures avec des positions du catalogue, et peut utiliser toutes les autres fonctions de l'application web que vous pouvez vous-même utiliser.

Conditions préalables

• Un compte web HIVE ou l'application de bureau en mode distant (les données se trouvent alors dans le même jeu de données que dans l'application web)
• Un assistant IA qui prend en charge les connecteurs personnalisés (MCP)

HIVE ne fournit pas sa propre IA ; HIVE ne facture donc aucun coût d'IA.

Comment connecter l'assistant

1. Dans l'application web HIVE, ouvrez Paramètres → Assistant IA et copiez l'adresse. Elle est https://app.inatsolutions.ch/api/mcp
2. Dans votre assistant IA, ajoutez un connecteur personnalisé et collez l'adresse (dans Claude : Paramètres → Connecteurs → Ajouter un connecteur personnalisé)
3. Cliquez sur Connecter, connectez-vous avec votre identifiant HIVE habituel et confirmez sur la page HIVE Connecter un assistant IA avec Connecter. La page indique quel assistant souhaite accéder, l'entreprise, l'utilisateur connecté et le rôle. Vous ne pouvez confirmer que dans le navigateur où vous avez lancé la connexion
4. Dans l'assistant IA, écrivez ce qu'il doit faire, par exemple : « Crée dans HIVE un devis pour le client Müller : 4 pneus d'hiver, montage et élimination du catalogue. »
5. Ce que l'assistant crée ou modifie apparaît automatiquement dans la liste HIVE ouverte. S'il manque une entrée, rechargez la page (F5)

Ce que l'assistant peut faire

L'assistant peut faire tout ce que l'utilisateur connecté peut faire dans HIVE (son rôle s'applique) et uniquement dans sa propre entreprise. Exception : il peut seulement lire le journal des modifications, les paramètres, les modèles d'e-mail, l'import, la gestion des utilisateurs, les rappels de paiement automatiques et la connexion Microsoft pour le calendrier et l'e-mail, sans les modifier. Les prix des devis et factures qu'il crée à partir du catalogue proviennent toujours du catalogue. Il crée les devis sous forme de brouillon. Les factures sont créées, comme d'habitude dans HIVE, avec le statut « ouverte » ; les positions du catalogue déduisent alors le stock.

Vous recevez les PDF, par exemple un devis ou une facture, de la part de l'assistant sous forme de lien de téléchargement valable dix minutes. Le fichier lui-même n'est pas transmis à l'assistant.

L'assistant ne peut envoyer des e-mails qu'à des adresses enregistrées dans HIVE chez un client ou un fournisseur. HIVE refuse les autres adresses ; saisissez d'abord une nouvelle adresse chez le client ou le fournisseur.

Tout ce que l'assistant modifie figure dans le journal des modifications avec la mention « [KI : …] ».

Ce qui n'est pas possible

• Modifier le mot de passe et l'authentification à deux facteurs
• Abonnement et paiement
• Gérer les utilisateurs (lecture seule)
• Modifier les paramètres, les modèles d'e-mail, l'import, les rappels de paiement automatiques, la connexion Microsoft et le journal des modifications (lecture seule)
• Supprimer le compte de l'entreprise ou restaurer une sauvegarde
• Téléversements de fichiers

Sécurité et protection des données

• Ne connectez que si vous venez de lancer vous-même la connexion dans votre propre assistant IA. Si quelqu'un ouvre un lien de connexion qu'on lui a envoyé, HIVE affiche un avertissement et seulement Annuler. Ne confirmez jamais un lien que quelqu'un vous a envoyé
• Les données que l'assistant consulte sont transmises au fournisseur de l'assistant IA. Vous décidez vous-même quel assistant vous connectez
• Vérifiez les documents dans HIVE avant de les envoyer
• L'assistant ne supprime et n'envoie que sur votre demande expresse. De nombreux assistants demandent en outre confirmation avant les actions qui modifient des données

Déconnecter

Ouvrez Paramètres → Assistant IA et cliquez sur Déconnecter sous Assistants IA connectés. L'assistant perd immédiatement son accès. Vous y voyez aussi quels assistants sont connectés et depuis quand. Un changement de mot de passe dans HIVE déconnecte immédiatement toutes les connexions IA de cet utilisateur. Quiconque active ou désactive l'authentification à deux facteurs, ou change le mot de passe, est déconnecté des autres appareils ; les assistants IA connectés doivent ensuite être reconnectés. Une connexion non utilisée expire après 90 jours.

Licence

Vous trouverez ici toutes les informations sur votre licence :

• Statut de licence actuel et plan (Starter, Plus ou Pro, ou Standalone pour l'utilisation bureau pure sans cloud)
• Date de validité et jours restants
• Connecter un compte avec HIVE
• Entrer et activer la clé de licence
• Gérer l'abonnement et le mode de paiement

Période d'essai et renouvellement

• Les nouveaux comptes commencent avec une période d'essai gratuite de 45 jours avec toutes les fonctionnalités
• Les abonnements annuels correspondent à 10 mensualités, deux mois offerts
• Si un abonnement a expiré, la connexion reste possible : ouvrez Paramètres → Abonnement & Paiement pour renouveler l'abonnement via le portail de paiement. Vos données restent entièrement conservées

Passage à un plan inférieur

Lorsque vous passez à un plan inférieur dans le portail de paiement, votre espace de travail reste sur son plan actuel pendant 30 jours. Les utilisateurs existants ne sont pas désactivés automatiquement. En revanche, les nouveaux utilisateurs et les invitations en attente sont immédiatement soumis à la limite de sièges du plan cible.

Après le délai de grâce, HIVE vérifie les sièges utilisés, y compris les invitations encore valides. Si leur nombre respecte la limite du plan cible, le changement est effectué. Sinon, votre plan actuel reste actif et le changement est bloqué. Supprimez des sièges ou des invitations en attente, ou choisissez un plan supérieur ; HIVE effectuera le changement dès que la limite du plan cible sera respectée.

La personne responsable de la facturation reçoit un e-mail dans la langue définie pour son compte (allemand, anglais ou français) au début du délai de grâce ainsi qu'en cas de blocage ou de changement effectué.